Obligatorische E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze ab 2025

1. Zeitplan und Anwendungsbereich

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Das neue Schreiben gilt für alle Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführt werden. Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen folgt in mehreren Stufen: Für größere Unternehmen ab 1. Januar 2027, für kleinere Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro spätestens ab 1. Januar 2028.
Darüber hinaus wurden mehrere Abschnitte des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (UStAE) angepasst, um die neuen technischen und formalen Anforderungen aufzunehmen. Damit liegen nun auch die verwaltungsinternen Auslegungshinweise vor, die für die Praxis von Unternehmen maßgeblich sind.

2. Technische und formale Anforderungen

Das BMF stellt klar, dass künftig nur noch Rechnungen als „E-Rechnungen“ anerkannt werden, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine automatisierte elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF-Dokument, das per E-Mail versendet wird, erfüllt diese Voraussetzung nicht mehr.
Zulässig sind Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, wie etwa XRechnung oder ZUGFeRD 2.x (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL). Auch Hybridformate, also Kombinationen aus einem strukturierten Datensatz (XML) und einer visuellen Darstellung (z. B. PDF), bleiben möglich. Entscheidend ist jedoch: Der strukturierte Teil gilt als führend. Bei Abweichungen zwischen XML- und PDF-Teil besteht das Risiko, dass der Vorsteuerabzug gefährdet wird.
Alle Pflichtangaben gemäß §§ 14 und 14a UStG müssen zwingend im strukturierten Datensatz enthalten sein. Der Verweis auf externe Dokumente oder Links ersetzt diese Pflicht nicht.

3. Fehlerklassen

Validierung und Vorsteuerabzug Ein Schwerpunkt des neuen Schreibens ist die Präzisierung der Fehlerklassen und ihrer steuerlichen Konsequenzen. Damit reagiert das BMF auf zahlreiche Rückfragen aus der Praxis, wie mit fehlerhaften oder technisch unvollständigen Datensätzen umzugehen ist.
Das Schreiben unterscheidet drei Fehlerarten:
Formatfehler Hierbei handelt es sich um strukturelle oder technische Mängel im Datensatz selbst, etwa wenn dieser nicht der Norm EN 16931 entspricht oder ein falsches Format verwendet wird. Solche Rechnungen gelten nicht als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung“. Für den Rechnungsempfänger bedeutet das, dass die formalen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nicht erfüllt sind. Das Unternehmen muss in diesem Fall eine korrekte E-Rechnung nachfordern.
Geschäftsregelfehler Diese entstehen, wenn zwar ein technisch gültiger Datensatz vorliegt, dieser aber interne Prüfregeln verletzt – etwa durch fehlende Pflichtfelder, widersprüchliche Werte oder unlogische Summen. Diese Fehler können den umsatzsteuerlichen Charakter der Rechnung beeinträchtigen, insbesondere dann, wenn sie Pflichtangaben betreffen. Das BMF betont jedoch, dass geringfügige formale Abweichungen, die den Gesamtinhalt nicht verändern, in der Regel nicht zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen.
Inhaltsfehler Diese Fehler betreffen die sachlichen Angaben der Rechnung selbst, beispielsweise einen falschen Steuersatz, eine fehlerhafte Leistungsbeschreibung oder eine inkorrekte Umsatzsteuer-ID. Solche Fehler wirken sich unmittelbar auf den Vorsteuerabzug aus, da sie materiell-rechtliche Voraussetzungen betreffen. Der Empfänger kann die Vorsteuer erst dann geltend machen, wenn eine berichtigte E-Rechnung vorliegt.
Das BMF hebt hervor, dass Unternehmen geeignete Validierungsverfahren einführen sollen, um ihre E-Rechnungen vor Versand oder bei Eingang automatisch prüfen zu lassen. Validierungsberichte können als Nachweis dienen, dass eine ordnungsgemäße technische Prüfung stattgefunden hat. Damit werden Unternehmen in die Lage versetzt, steuerliche Risiken zu minimieren und bei Betriebsprüfungen nachvollziehbar zu dokumentieren, dass sie ihre Sorgfaltspflichten erfüllt haben.
In der Praxis bedeutet das: Eine valide E-Rechnung besteht künftig nicht nur aus korrekten Daten, sondern auch aus einem nachvollziehbaren Nachweisprozess, der ihre technische und inhaltliche Integrität belegt.

4. Ausnahmen und Sonderfälle

Wie bereits zuvor bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Rechnungen von Kleinunternehmern sowie Fahrausweise von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen. Allerdings besteht auch hier bereits die Pflicht, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Gutschriften im Sinne des § 17 UStG fallen künftig ebenfalls unter die E-Rechnungspflicht, wenn sie faktisch als Rechnung ausgestellt werden.
Für Dauerleistungen gilt: Wird der Vertrag einmalig elektronisch abgerechnet, genügt diese Erst-E-Rechnung, solange sich Leistungsinhalte oder Entgelte nicht ändern. Jede Änderung löst jedoch eine neue E-Rechnungspflicht aus.

5. Aufbewahrung

Dokumentation und GoBD-Konformität Ein weiterer zentraler Punkt des neuen Schreibens betrifft die Aufbewahrung und Dokumentation elektronischer Rechnungen. Der strukturierte Datensatz der E-Rechnung muss nach steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften revisionssicher und unverändert gespeichert werden. Dabei ist sicherzustellen, dass sowohl die technische Lesbarkeit als auch die Nachvollziehbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewährleistet bleibt.
Das BMF stellt klar, dass die Aufbewahrungspflicht den strukturierten Datenteil betrifft, nicht nur die visuelle Darstellung (z. B. ein PDF-Abbild). Der Datensatz muss im Originalformat archiviert werden, damit er bei einer steuerlichen Außenprüfung jederzeit maschinell auswertbar ist.
Neu ist auch die Aussage, dass eine Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Systems nicht automatisch einen Verstoß gegen § 14b UStG bedeutet, solange die E-Rechnung im Sinne der Umsatzsteuer inhaltlich vollständig, unverändert und jederzeit lesbar bleibt. Dennoch weist das Schreiben ausdrücklich darauf hin, dass handels- und steuerrechtliche Vorschriften wie die GoBD weiterhin gelten. Unternehmen müssen also auch künftig eine Verfahrensdokumentation führen, aus der hervorgeht, wie E-Rechnungen empfangen, verarbeitet, geprüft und archiviert werden.
Empfohlen wird außerdem die Trennung von Struktur- und Bilddatei in der Archivierung, damit bei einer späteren Prüfung eindeutig erkennbar bleibt, welcher Teil die steuerlich relevante Information enthält. Eine alleinige Ablage des PDF-Anzeigebilds genügt nicht.

6. Fazit

Mit dem Schreiben vom 15. Oktober 2025 schafft das Bundesfinanzministerium klare und verbindliche Rahmenbedingungen für den elektronischen Rechnungsaustausch im inländischen B2B-Bereich. Unternehmen sind nun in der Pflicht, ihre Rechnungs-, Buchhaltungs- und Archivierungsprozesse an die neuen Vorgaben anzupassen.
Die neuen Regelungen zu Fehlerklassen, Validierung, Vorsteuerabzug und Aufbewahrung geben der Praxis die notwendige Orientierung, erfordern aber auch ein hohes Maß an technischer und organisatorischer Vorbereitung. Wer frühzeitig auf strukturierte Prozesse, automatische Prüfmechanismen und eine ordnungsgemäße Dokumentation setzt, sichert nicht nur den reibungslosen Vorsteuerabzug, sondern langfristig ebenso den effizienten Ablauf in der Rechnungsverarbeitung und Archivierung.

(Quelle: IHK Köln)

Nach aktueller Rechtslage können Rechnungen als Papierrechnungen ausgestellt werden. Willigt der Rechnungsempfänger ein, darf der Leistende die Rechnung auch elektronisch versenden. Verpflichtend ist die elektronische Ausstellung von Rechnungen derzeit nur für öffentliche Aufträge. Im Rahmen der sog. ViDA-Initiative der EU-Kommission ist ab 2028 (oder später) die Einführung einer transaktionsbasierten elektronischen Meldung von B2B-Umsätzen (Meldesystem) geplant. Voraussetzung hierfür ist die ab 1. Januar 2025 obligatorische eRechnungspflicht, die nunmehr mit dem WtcG eingeführt wird. Eine digitales Meldesystem ist dagegen noch nicht Teil des Gesetzes.

• Die obligatorische Ausstellung von E-Rechnungen betrifft inländische B2B-Umsätze, die zwischen im Inland ansässigen Unternehmern ausgetauscht werden, § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG-neu.
• Als ansässig gelten Unternehmer, die ihren Sitz, ihren Ort der Geschäftsleitung, Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland haben oder eine inländische umsatzsteuerliche Betriebsstätte unterhalten (die am Umsatz beteiligt ist).
• Anpassung der Definition der E-Rechnung in § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG-neu:
  • Als eRechnung gilt künftig nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, die ihre elektronische Verarbeitung ermöglicht und die den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU – und somit der CEN-Norm 19631 – entspricht.
  • Daneben können Rechnungsaussteller und – empfänger eine Vereinbarung über das genutzte eRechnungsformat schließen (das genutzte Format muss aber die Extraktion der erforderlichen Angaben gem. Richtlinie 2014/55/EU ermöglichen).
• Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht die o.g. Anforderungen erfüllen, werden unter den neuen Begriff „sonstige Rechnung“ fallen. Eine per E-Mail versandte pdf-Rechnung gilt ab 2025 nicht mehr als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung.

Das BMF hat mit Verbändeschreiben vom 2.Oktober 2023 erste Hinweise veröffentlicht, ob die bereits bekannten Formate XRechnung und ZUGFeRD die Anforderung an die neue eRechnung erfüllen. Auch zum weiterem Einsatz des EDI-Verfahrens äußert sich das BMF. Das vollständige Schreiben ist auf der Seite des Deutschen Steuerberaterverbands e.V. (DStBV) veröffentlicht. Mit weiteren Verlautbarungen der Finanzverwaltung wird im Laufe des Jahres 2025 gerechnet.

Alle (umsatzsteuerlichen) Unternehmer müssen ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen ausstellen und empfangen können. Aufgrund des Umstellungsaufwandes wird es für Rechnungsaussteller folgende Übergangsregelungen in den Jahren 2025 bis 2027 geben:

In den Jahren 2025 und 2026 sind neben E-Rechnungen auch Papierrechnungen und -vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers- sonstige elektronische Rechnungen zulässig; dies gilt in 2027 nur noch für inländische Unternehmen mit einem Gesamtumsatz (iSd. § 19 Abs. 3 UStG) im vorangegangenen Kalenderjahr (2026) bis zu 800.000 Euro.

In 2027 dürfen auch EDI-Rechnungen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers ausgestellt werden.

Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnung und ihre Übermittlung dann zwingend umzusetzen.

Hinweis für Rechnungsempfänger: Die Übergangsregelungen gelten nur für Rechnungsaussteller. Alle inländischen Unternehmer sind ab 2025 zum Empfang von eRechnungen verpflichtet, soweit sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmen erhalten. Wenn ein Rechnungsaussteller die o.g. Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen inländische Empfänger ab 2025 also in der Lage sein, eRechnungen zu empfangen und verarbeiten zu können.

Nicht unter die E-Rechnungspflicht fallen Rechnungen über nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) und Rechnungen über Fahrausweise (§ 34 UStDV).

Betroffen sind alle (umsatzsteuerlichen) Unternehmer unabhängig von ihrer Größe. Wegen der avisierten Einführung zum 1. Januar 2025 sollten sich alle mit dem Thema E-Rechnung befassen. Denn es gilt, rechtzeitig E-Rechnungssysteme und Software gegebenenfalls aufzurüsten beziehungsweise umzustellen. Soweit bekannt möchte die Finanzverwaltung die Unternehmen mit einem kostenlosen Angebot zum Erstellen und zur Visualisierung von E-Rechnungen unterstützen. Hier bleiben die weiteren Umsetzungsarbeiten abzuwarten.

Die aktuellen Überlegungen von Bund und Ländern zum elektronischen Meldesystem stehen in Kontext der weiteren Beratungen auf europäischer Ebene. So sieht man dort die obligatorische eRechnung in unmittelbarem Zusammenhang mit der Einführung eines elektronischen Systems zur transaktionsbezogenen Meldung von B2B-Umsätzen an die Finanzverwaltung.

Der vorliegende EU-Vorschlag sieht für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze ein verpflichtendes, transaktionsbasiertes Reporting in Echtzeit vor. Gleichzeitig sollen die „Zusammenfassenden Meldungen“ zum 1. Januar 2028 abgeschafft werden.