Arbeitspapiere und Anmeldungen

Als Arbeitgeber benötigen Sie eine sogenannte Betriebsnummer und ein Antragsformular, sobald eine Person eingestellt wird – unabhängig von der Höhe des Arbeitsentgelts. Die Betriebsnummer wird vom Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit vergeben. Es wird unabhängig von der Beschäftigtenzahl nur eine Betriebsnummer je Unternehmen erteilt. Die Betriebsnummer dient nur der Arbeits- und Berufsforschung und ist der Krankenkasse für die Sozialversicherung mitzuteilen. Eine Beantragung kann nur online auf der Seite der Bundesagentur erfolgen.

Nach der Einstellung sollte sich der Arbeitgeber folgende Unterlagen aushändigen beziehungsweise vorlegen lassen:

• Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (anstelle früherer Lohnsteuerkarte)
  Der Arbeitnehmer muss zum Abruf der Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) durch den Arbeitgeber sein Geburtsdatum und seine steuerliche Identifikationsnummer mitteilen sowie angeben, ob es sich um das Haupt- oder um ein Nebenarbeitsverhältnis handelt.
• Beschäftigung ausländischer Arbeitnehmer: grundsätzlich Aufenthaltstitel bei Arbeitnehmern aus Nicht-EU-Staaten; EU-Bürger benötigen weder eine Arbeitsgenehmigung noch eine Aufenthaltserlaubnis
• Urlaubsbescheinigung des früheren Arbeitgebers
• Arbeitszeugnis oder Arbeitsbescheinigung des früheren Arbeitgebers
• Mitteilung darüber, in welcher Krankenkasse der Arbeitnehmer versichert ist

Werden dem Arbeitnehmer bei Beginn der Tätigkeit (oder auch später) Arbeitsmaterialien wie Werkzeuge, Bekleidung, Fahrzeug zur dauernden Verwendung ausgehändigt, sollte er dem Arbeitgeber den Erhalt in einer Empfangsbestätigung quittieren.

Jeder Neuzugang eines sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmers ist der jeweils gewählten Krankenkasse mit der ersten Lohn- oder Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung, in elektronischer Form mitzuteilen. Die Meldung an die Krankenkasse betrifft die Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.

Geringfügig Beschäftigte müssen bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See angemeldet werden:

Minijob-Zentrale
44781 Bochum
Telefon: 0355 290270 799
www.minijob-zentrale.de

Sofortmeldepflicht

In folgenden Branchen muss die Anmeldung sofort erfolgen, also spätestens am Tag der Beschäftigungsaufnahme:

• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe
• Schaustellergewerbe
• Unternehmen der Forstwirtschaft
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
• Fleischwirtschaft

Der Arbeitgeber muss seine Arbeitnehmer - auch die geringfügig Beschäftigten - zudem bei der Berufsgenossenschaft (Unfallversicherung) anmelden. Die für den jeweiligen Wirtschaftszweig zuständige Berufsgenossenschaft kann im Portal der gewerblichen Berufsgenossenschaften unter www.dguv.de ermittelt oder bei der Infoline der gesetzlichen Unfallversicherung unter der Telefonnummer 0800 6050404 erfragt werden.