E-Rechnung: Jetzt die Umstellung vorbereiten

Für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2026 ausgeführt werden, müssen Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Kalenderjahr 2026 bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Voraussetzung ist, dass der Leistungsempfänger die Leistung für sein Unternehmen bezieht.

Eine PDF-Datei reicht nicht aus

Eine als PDF übermittelte Rechnung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung nicht. Bis zum Jahresende 2026 gilt zwar noch eine Übergangsregelung: Elektronisch übermittelte PDF-Rechnungen dürfen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin verwendet werden.

Ab Januar 2027 ist jedoch ein strukturiertes elektronisches Format erforderlich. Es muss eine automatische elektronische Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglichen. Zulässig sind beispielsweise die XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Technische und organisatorische Vorbereitung

Die IHK-Steuerexperten empfehlen Unternehmen, die Umstellung rechtzeitig anzugehen. Zu den wichtigsten Vorbereitungsschritten gehören:

• die eingesetzte Rechnungssoftware auf ihre E-Rechnungsfähigkeit zu prüfen,
• die Erstellung und Übermittlung strukturierter E-Rechnungen einzurichten,
• geeignete Prüf- und Validierungsprozesse festzulegen,
• die ordnungsgemäße Aufbewahrung der strukturierten Rechnungsdaten sicherzustellen,
• interne Abläufe und Zuständigkeiten anzupassen und
• betroffene Mitarbeitende rechtzeitig zu schulen.

Strukturierte Rechnungsdaten aufbewahren

Der strukturierte Teil einer E-Rechnung muss grundsätzlich in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Dabei ist insbesondere sicherzustellen, dass die Daten unverändert und während der gesamten Aufbewahrungsfrist maschinell auswertbar bleiben.

Ausnahmen für Kleinbeträge und weitere Rechnungen

Die gesetzlichen Ausnahmen gelten weiterhin. Sie betreffen unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise sowie Rechnungen von Kleinunternehmern.